Wat voor invloed hebben de vaste onderdelen uit een kantoorinterieur op onze productiviteit en plezier in het werk? In een vijfdelige serie zoomt De Personeelskamer deze week in op: de kantoortuin.
De titel doet vermoeden dat we na 'de kamerplant' het thema groen voortzetten, maar niets is minder waar. De kantoortuin werd in de jaren '60 van de vorige eeuw bedacht in Duitsland en werd in de jaren daarna steeds populairder in de rest van Europa. Het zogenaamde Bürolandschaft heeft als principe een open werkruimte, waarin meerdere medewerkers tegelijkertijd aan het werk zijn. Filosofie achter dit kantoorprincipe is dat het de communicatie tussen medewerkers zou verbeteren dat het een einde zou maken aan de hiërarchie van afgesloten kamertjes. Deze filosofie paste helemaal in de tijd waarin de opkomst van democratie een actueel thema was.
Tijden veranderen, maar de 'ouderwetse' kantoortuin bewijst nog steeds zijn nut als er binnen een organisatie snel en veel onderling gecommuniceerd moet worden. De gemiddelde journalistieke redactie is gebaad bij korte afstand en een open werkruimte. Vooral vanuit de gedachte dat actualiteit sneller gedeeld kan worden en daar gezamenlijk op geanticipeerd kan worden, draagt de kantoortuin bij aan de productiviteit. Echter veel organisaties hebben in veel mindere mate te maken met deze manier van werken. Medewerkers die complexere taken moeten volbrengen blijken de kantoortuin te ervaren als een last. Al die communicatie om een mens heen, gaat ten koste van de concentratie.
Met de opkomst van de 'breinwerkers' is het opnemen en verwerken van informatie steeds belangrijker geworden. Het wordt steeds belangrijker om in 'de flow' te raken en te blijven, maar door alle prikkels om ons heen ook steeds moeilijker. Omgevingsgeluid blijkt een grote storende factor die soms wel zorgt voor een productiviteitsverlies van meer dan 50%. En dan hebben we het nog niet eens over de toename van stress en andere lichamelijke gevolgen voor medewerker. Een overdosis geluid kan zelfs tot een forse toename in het ziekteverzuim zorgen. Dat kan toch niet de bedoeling zijn?
De beste oplossing voor dit probleem lijken vier muren en een dichte deur voor iedere medewerker, maar dat is kostbaar. De keerzijde van het individuele kantoor is ook het gebrek aan onderlinge communicatie (mail werkt toch minder efficiënt dan kort fysiek contact) en collegialiteit (de basis van een succesvolle samenwerking).
Dus is met de opkomst van het flexwerken ook de kantoortuin 2.0 ontstaan. Steeds meer bedrijven bekijken hoe ze de negatieve factoren kunnen wegnemen zonder meteen hun hele kantoorruimte in hokjes op te delen. Een greep uit de meest succesvolle toepassingen in de kantoortuin 2.0:
" Kantoortuindiversiteit. Een goede tuin bestaat uit een verschillende zones met verschillende functies. Ik noem de moestuin, de kruidentuin, de siertuin etc. Binnen het kantoorwezen werkt dat niet anders. Een stilteplek, een teamplek, een afgesloten plek, een flexplek, noem het maar op. Voor elke stemming een andere zone, voor ieder wat wils.
" Akoestiek. Door de akoestiek te verbeteren draagt geluid minder ver en wordt het ook als minder storend ervaren. Dat kan gedaan worden door het plaatsen van paneeltjes tussen bureaus, plafondpanelen, tapijt of zoals we in onze vorige blog schreven: het plaatsen van kantoorplanten.
" De koffiehoek. Door te investeren in een goede koffiehoek/ kantine geef je medewerkers op die plek de ruimte op een comfortabele manier informele onderwerpen te delen en behoud je de werkplek als een duidelijke plek waar productiviteit en werk voorop staat.
" Ruimte. Probeer geen geld te besparen door in een te kleine ruimte te veel bureau's te stoppen. Hoe dichter men op elkaar zit, hoe minder productief iemand is. Ofwel; daar gaat je bezuiniging… Zorg dus dat medewerkers voldoende persoonlijke ruimte ervaren waardoor minder last van elkaar ervaren en lekker hard door kunnen werken.
" Controle over klimaatbeheersing. Je staat er misschien niet bij stil, maar iedereen ervaart een temperatuur anders en reageert daar dus ook verschillend op. De een is het productiefst bij een lage temperatuur en bij de ander werkt het weer totaal andersom. Geef medewerkers daarom de mogelijkheid om het klimaat rondom hun individuele werkplek aan te passen. Door geïndividualiseerde klimaatsystemen kan de werknemer ter plekke bepalen welke temperatuuromstandigheden voor hem of haar het prettigste zijn.
Kortom door wat aanpassingen is de kantoortuin uiteindelijk prima te overleven. En hou je toch moeite met concentreren? Bedenk dan dat thuis werken, telefoon uitzetten of een koptelefoon met muziek ook altijd korte tussentijdse oplossingen kunnen zijn.
